Active Sourcing in der Pflege – Pflegekräfte direkt ansprechen

Active Sourcing in der Pflege bedeutet: die richtigen Kandidat:innen gezielt finden und direkt dort ansprechen, wo sie sind. Mit Direktnachrichten erreichen Sie Pflegekräfte auf Augenhöhe.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Kanäle wirklich funktionieren und wie Sie Pflegekräfte persönlich ansprechen.

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Die Stelle ist seit Wochen offen. Die Stellenanzeige läuft. Und es meldet sich kaum jemand. Vielleicht kennen Sie dieses Gefühl. Vielleicht ist es längst Ihr Alltag.

Das Problem liegt nicht an Ihnen. Laut einer Analyse des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA) können in der Altenpflege rechnerisch mehr als acht von zehn offenen Stellen nicht besetzt werden, weil schlicht nicht genug qualifizierte Arbeitskräfte auf dem Markt sind. Wer in diesem Umfeld nur wartet, verliert.

Active Sourcing ist der Gegenansatz: Statt auf Bewerbungen zu warten, suchen Sie selbst aktiv nach passenden Pflegekräften und sprechen sie direkt an. Kein Headhunter, kein teures Vermittlungshonorar. Sondern eine strukturierte Methode, die Sie selbst in der Hand haben.

Dieser Ratgeber erklärt, wie Active Sourcing in der Pflege funktioniert, auf welchen Kanälen Sie Pflegekräfte heute finden und direkt ansprechen, was eine gute Direktnachricht ausmacht und wie Sie die Methode realistisch in Ihren Alltag integrieren.

Direkt loslegen? Auf Care Rockets können Sie ohne Anmeldung schauen, welche Pflegekräfte in Ihrer Region verfügbar sind.

Das Wichtigste auf einen Blick

Was ist Active Sourcing? Arbeitgeber suchen aktiv nach Pflegekräften und sprechen sie direkt an — ohne zu warten, dass sich jemand bewirbt.
Zielgruppe: Latent Wechselwillige — Pflegekräfte, die nicht aktiv suchen, aber offen für ein besseres Angebot wären. Laut Universität Bamberg möchte jede zweite Fachkraft lieber angesprochen werden, als sich selbst zu bewerben.
Geeignete Kanäle: Care Rockets für Pflegefachkräfte aller Altersgruppen, LinkedIn und XING für Leitungsrollen wie PDL oder Heimleitung.
Zeitaufwand: Mindestens 2 bis 4 Stunden pro Woche — Active Sourcing funktioniert nur mit Kontinuität, nicht als Einmalmaßnahme.
Wichtigste Erfolgsfaktoren: Vollständiges Arbeitgeberprofil, personalisierte Nachrichten und schnelle Reaktion auf Interesse — idealerweise innerhalb von 24 bis 48 Stunden.

Das bedeutet konkret: Sie recherchieren Profile auf Plattformen wie Care Rockets, LinkedIn oder XING, identifizieren passende Kandidat:innen und schreiben sie direkt an.

Die Zielgruppe sind dabei nicht nur Pflegekräfte, die gerade aktiv einen neuen Job suchen, sondern die sogenannten latent Wechselwilligen. Also Pflegekräfte, die nicht aktiv suchen, aber grundsätzlich offen für ein besseres Angebot wären.

Laut einer Studie der Universität Bamberg möchte jede zweite Fachkraft lieber von einem Unternehmen angesprochen werden, als sich selbst zu bewerben.

Abgrenzung: Active Sourcing vs. Reverse Recruiting

Sowohl Active Sourcing als auch Reverse Recruiting drehen den traditionellen Bewerbungsprozess um: Nicht die Pflegekraft bewirbt sich beim Arbeitgeber, sondern der Arbeitgeber wird aktiv. Darin liegt die Gemeinsamkeit.

Der Unterschied liegt in dem was danach passiert.

Beim Active Sourcing geht die Initiative zunächst vom Arbeitgeber aus. Sie suchen nach passenden Profilen, schreiben Pflegekräfte direkt an und machen sie auf eine offene Stelle aufmerksam. Was danach folgt, ist per Definition aber der klassische Bewerbungsprozess: Lebenslauf, Vorstellungsgespräch, Entscheidung durch die Einrichtung. Sie als Arbeitgeber behalten die Entscheidungshoheit.

Beim Reverse Recruiting hingegen ist der Arbeitgeber derjenige, der sich bewirbt. Sie stellen sich und Ihr konkretes Angebot vor: Gehalt, Dienstmodell, Teamgröße, Einarbeitung.

Genau diesen Reverse-Recruiting-Ansatz verfolgt Care Rockets: Die Pflegekraft hat ihr Profil bereits angelegt und ihre Präferenzen hinterlegt. Sie entscheidet, ob Ihr Angebot passt und gibt mit einem Klick grünes Licht. Erst dann werden die Kontaktdaten freigeschaltet. Der klassische Bewerbungsprozess dreht sich um: Nicht die Pflegekraft muss überzeugen, sondern Sie.

In der Praxis werden die beiden Begriffe übrigens oft synonym verwendet, und die Grenzen verschwimmen. Das liegt auch daran, dass der Recruitingdruck in der Pflege so hoch ist, dass viele Arbeitgeber beide Ansätze gleichzeitig nutzen, ohne groß zwischen ihnen zu unterscheiden. Die begriffliche Trennschärfe ist letztlich weniger wichtig als die Frage: Wie kommen Sie ins Gespräch mit Pflegekräften, die nicht aktiv suchen? Mehr zum Reverse Recruiting in der Pflege.

Active Sourcing vs. Reverse Recruiting auf einen Blick:

	Active Sourcing	Reverse Recruiting
Wer nimmt Kontakt auf?	Arbeitgeber	Arbeitgeber
Was passiert danach?	Pflegekraft bewirbt sich mit Lebenslauf und durchläuft den klassischen Bewerbungsprozess	Arbeitgeber macht ein konkretes Angebot. Die Pflegekraft entscheidet
Entscheidungshoheit	Arbeitgeber wählt aus	Pflegekraft wählt aus
Wen erreiche ich?	Vor allem Pflegekräfte, die aktiv auf der Suche sind	Auch Pflegekräfte, die nicht aktiv suchen, aber offen für ein gutes Angebot sind
Bewerbungsprozess	Klassisch: Lebenslauf, Gespräch, Entscheidung durch die Einrichtung	Umgekehrt: Einrichtung stellt sich vor, Pflegekraft gibt grünes Licht

Abgrenzung: Active Sourcing vs. Headhunter

Der Hauptunterschied zwischen Active Sourcing und Headhunting liegt in Transparenz, Aufwand und Kosten.

Beim Active Sourcing treten Sie offen als Arbeitgeber auf: Die Pflegekraft weiß sofort, wer hinter der Nachricht steckt. Beim Headhunting oder einer Personalvermittlung schaltet sich ein Vermittler dazwischen, der die Suche für Sie übernimmt und Kandidat:innen in Ihrem Auftrag anspricht.

Headhunter arbeiten meist auf Erfolgsbasis. Sie zahlen das Honorar nur, wenn tatsächlich eine Einstellung zustande kommt, meist zwischen 20 und 30 Prozent des Jahresgehalts. Das klingt zunächst risikoarm, kann aber bei mehreren Einstellungen pro Jahr schnell zu einem erheblichen Kostenfaktor werden.

Hinzu kommt die Frage der Diskretion. Wenn gezielt Fach- oder Führungskräfte bei aus dem Wettbewerb angesprochen werden sollen, ergibt ein Vermittler als Puffer Sinn. Für Pflegefachkräfte im Tagesgeschäft brauchen Sie diese Diskretion in der Regel nicht.

Active Sourcing ist die Inhouse-Alternative: Sie recherchieren selbst, treten offen auf und steuern den gesamten Prozess. Das kostet Zeit, gibt Ihnen aber die volle Kontrolle über Ansprache, Tempo und Kosten, ohne dass bei jeder Einstellung ein Honorar fällig wird.

Wer dabei auf Care Rockets setzt, zahlt einen monatlichen Festpreis – keine Provision, keine Erfolgsbeteiligung.

Wann lohnt sich Active Sourcing in der Pflege?

Active Sourcing lohnt sich in der Pflege immer dann, wenn passives Warten auf Bewerbungen nicht mehr funktioniert. Laut einer Analyse des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA) hat sich der Fachkräftemangel in der Pflege und anderen Sozialberufen in den letzten zehn Jahren mehr als verdreifacht (+214 %). In der Altenpflege können rechnerisch über 81 Prozent der offenen Stellen nicht besetzt werden, weil schlicht nicht genug qualifizierte Arbeitskräfte auf dem Markt sind (KOFA Kompakt 7/2024).

Wie Michael Ortmann, Head of Sales bei Care Rockets, es formuliert: „Viele Einrichtungen setzen noch immer auf dasselbe Prinzip: Stellenanzeige schalten, Geld ausgeben, hoffen dass sich jemand meldet. Wir nennen das intern 'Pay and Pray'. Wenn ich dann frage, ob das gut funktioniert, kommt meistens: 'Es wird jedes Jahr schlechter.' Und trotzdem hält man daran fest."

Für welche Stellen und Situationen sich Active Sourcing lohnt

Active Sourcing ergibt besonders dann Sinn, wenn:

die Stelle eine Leitungsfunktion betrifft: Pflegedienstleitung, Heimleitung, Praxisanleitung
spezialisierte Qualifikationen gefragt sind, zum Beispiel Intensivpflege oder Wundmanagement
die Region wenig Bewerbungsaufkommen hat
eine Stelle regelmäßig unbesetzt bleibt, obwohl Anzeigen laufen
offene Vakanzen dauerhaft durch Zeitarbeitskräfte kompensiert werden müssen
das bestehende Team durch unbesetzte Stellen akut überlastet ist

Active Sourcing wird traditionell mit Business-Netzwerken wie LinkedIn oder XING verbunden. In der Pflege greift das oft zu kurz. Ein Großteil der examinierten Pflegekräfte im Schichtdienst pflegt dort kein aktives Profil. Wer in der Pflege sourcen und Pflegekräfte finden will, muss daher genauer hinschauen und die Kanalwahl von zwei Faktoren abhängig machen: Alter und Position.

Jüngere Pflegekräfte, Azubis und Berufseinsteiger:innen sind auf Instagram und TikTok unterwegs. Für TikTok zeigt das Statista Consumer Insights klar: 35 % der Nutzer:innen in Deutschland sind zwischen 18 und 29 Jahre alt, weitere 29 % zwischen 30 und 39. Knapp zwei Drittel der Nutzerbasis sind folglich unter 40 (Stand: 2023).

Bei Instagram ist die Altersstruktur ähnlich: Die Plattform ist laut Statista vorwiegend bei jüngeren Altersgruppen beliebt, in Deutschland bilden 25- bis 34-Jährige die größte Nutzerschaft.

Facebook hingegen verliert insgesamt, bleibt aber der stärkste Kanal für erfahrene Fachkräfte ab 30, Wiedereinsteiger:innen und ausländische Pflegekräfte in thematischen Gruppen.

Die Position macht ebenfalls einen Unterschied. Pflegedienstleitungen, Heimleitungen und Praxisanleiter:innen haben häufiger ein LinkedIn- oder XING-Profil. Pflegehelfer:innen, Azubis und Berufseinsteiger:innen sind dort deutlich seltener zu finden.

Die folgende Übersicht zeigt, welcher Kanal für welche Zielgruppe geeignet ist und was Sie jeweils mitbringen müssen.

Kanalübersicht

Kanal	Geeignet für	Besonderheiten	Profi-Tool nötig?
Care Rockets	Pflegefachkräfte, Helfer:innen, Berufseinsteiger:innen, Wechselwillige	SMS-Direktnachricht, Schicht- und Ortspräferenzen sichtbar, niedrige Einstiegshürde	Basis kostenlos
LinkedIn	PDL, Heimleitung, Praxisanleitung, Spezialrollen, QM	Strukturierte Berufsprofile; ohne Recruiter Lite stark eingeschränkt	Ja (Recruiter Lite)
XING	Erfahrene Fachkräfte, Leitungsrollen, Ü30	In Deutschland etabliert, aber sinkende Aktivität	Ja (TalentManager)
Facebook-Gruppen	Ausländische Pflegekräfte, Wiedereinsteiger:innen, lokale Zielgruppen	Namen recherchieren, dann über Karrierenetzwerk kontaktieren; direkter Kontakt möglich, aber rauere Reaktionen häufiger	Nein
Instagram	Junge Pflegekräfte, Azubis	Kaum strukturierte Berufsprofile; eher für Arbeitgebermarke als Direktansprache	Nein
TikTok	Azubis, sehr junge Zielgruppen	Kein sinnvoller Direktansprache-Kanal; rein für Employer Branding	Nein

Wer Pflegekräfte per Direktansprache erreichen will, steht vor einem strukturellen Problem: Auf Facebook und Instagram sind Pflegekräfte zwar präsent, aber ohne Profilstruktur schwer zu identifizieren und eine persönliche Nachricht dort greift in den privaten Raum ein. Auf LinkedIn sind die meisten examinierten Pflegekräfte im Schichtdienst schlicht nicht aktiv.

Care Rockets ist strukturell anders: Pflegekräfte haben sich dort registriert und damit aktiv signalisiert, dass sie offen für neue Angebote sind. Eine Direktnachricht wird hier nicht als Eingriff wahrgenommen, sondern als gewollte Interaktion.

Welche Pflegekräfte sind auf Care Rockets?

Care Rockets bildet die gesamte Breite der Pflegeberufe ab. Die Altersverteilung der über 60.000 registrierten Pflegekräfte reicht von Berufseinsteiger:innen Anfang 20 bis zu erfahrenen Fachkräften in den 60ern. Der Schwerpunkt liegt zwischen 35 und 45 Jahren.

Als grober Orientierungswert aus der Praxis gilt:

100 angeschriebene Pflegekräfte → ~1 Bewerbung

Bei durchschnittlich 10 Bewerbungen bis zur Einstellung ergibt das rund 1.000 Kontakte pro besetzter Stelle. Das klingt nach viel Aufwand. Aber es ist planbar (Quelle: Recruiting2go, 2024).

Laut Gem's Recruiting Benchmarks Report 2026 (basierend auf 1,2 Mio. tatsächlichen Einstellungen) werden direkt angesprochene Kandidat:innen 4-mal häufiger eingestellt als Bewerber:innen über Jobbörsen. (Gem, 2026). Diese Zahlen wuden allerdings nicht speziell für die Pflegebranche erhoben.

Ein Praxisbeispiel aus der Pflege

Im Rahmen der Aktion #ActiveSourcersAgainstCorona erzielte eine erfahrene Sourcerin bei personalisierten Direktansprachen auf LinkedIn und XING für die DRK Kliniken Berlin eine Antwortrate von 17,3 %. Bei 75 angeschriebenen Pflegekräften antworteten 13.

Der Kontext ist wichtig: Das Projekt fand 2020, also während der Corona-Pandemie statt, was die Bereitschaft zur Kontaktaufnahme beeinflusst haben dürfte. Dennoch zeigt es, was mit gezielter, personalisierter Ansprache möglich ist (recruiting2go.de).

Pflegespezifische Daten von Care Rockets

Für die Pflege liefern die internen Daten von Care Rockets einen aktuelleren Anhaltspunkt. Fast jede zweite Nachricht wird geöffnet (45 %), knapp jede fünfte löst eine Reaktion aus (19 %), und rund 7 % der angeschriebenen Pflegekräfte schalten ihre Kontaktdaten aktiv frei (Stand: Juni 2026). Das bedeutet, sie möchten mit dem Arbeitgeber in den Recruitingprozess starten.

Diese Zahlen spiegeln den Plattformdurchschnitt über alle Arbeitgeber wider, unabhängig davon, wie gezielt oder personalisiert angesprochen wurde. Die Top-10-%-Nutzer der Direktnachrichten auf Care Rockets erzielen Freischaltungsraten von 15–20 % – also mehr als doppelt so hoch wie der Durchschnitt.

Der entscheidende Unterschied: eine datengetriebene Optimierung der Ansprache. Ihr persönlicher Ansprechpartner bei Care Rockets hilft Ihnen dabei, auf Basis der Daten, die Ihre eigenen Kampagnen liefern, Ihre Nachrichten gezielt weiterzuentwickeln.

Den Verzögerungseffekt einkalkulieren

Viele Pflegekräfte antworten nicht sofort. Manche melden sich erst Wochen oder Monate später, wenn sich die eigene Situation verändert hat. Active Sourcing ist keine Sofortlösung, sondern Beziehungsaufbau. Wer heute 100 Pflegekräfte anschreibt, sollte nicht nach zwei Wochen das Fazit ziehen.

Geschwindigkeit ist trotzdem entscheidend, aber an einer anderen Stelle: nach dem ersten Interesse.

Wie Silvan, Pflegekraft und Geschäftsführer bei Care Rockets, es aus eigener Erfahrung beschreibt:

Der unterschätzte Nebeneffekt: Marktkenntnis

Wer regelmäßig Profile sichtet, lernt den Markt kennen. Welche Qualifikationen sind in der Region tatsächlich verfügbar? Was bieten Wettbewerber in ihren Profilen und Stellenanzeigen? Wo stellen eigene Ausschreibungen unrealistische Anforderungen?

Diese Erkenntnisse sind schwer zu beziffern, aber praktisch wertvoll. Active Sourcing macht Sie nicht nur als Recruiter:in besser, sondern auch als Arbeitgeber.

Mehr dazu, was Recruiting insgesamt kostet und wie Sie es messen, im Ratgeber Recruiting-Kosten in der Pflege.

Schritt 1: Suchprofil definieren

Bevor Sie Profile sichten, legen Sie fest, wen Sie suchen: Qualifikation, Region, gewünschte Schichtmodelle, Eintrittsdatum. Je klarer das Bild, desto gezielter die Suche und desto überzeugender die Nachricht, die Sie später schreiben.

Schritt 2: Arbeitgeberprofil aufbauen

Pflegekräfte prüfen vor jeder Reaktion, wer ihnen schreibt. Ein vollständiges, gepflegtes Profil ist keine Kür, sondern Voraussetzung. Was genau dazugehört, finden Sie im Abschnitt Erst das eigene Profil optimieren.

Schritt 3: Kandidat:innen suchen und Longlist erstellen

Nutzen Sie die Suchfilter der Plattform. Auf Care Rockets läuft die Suche so ab: Sie filtern nach Region, Qualifikation und Schichtpräferenzen, sichten anonymisierte Profile und schicken eine persönliche SMS direkt aufs Mobiltelefon. Antwortet die Pflegekraft positiv, werden Profil und Kontaktdaten freigeschaltet. Erst dann beginnt der eigentliche Recruitingprozess.

Wer mehrere Kandidat:innen mit denselben Filterkriterien ansprechen möchte, kann das Bulk-Message-Feature auf Care Rockets nutzen: Statt Profile einzeln aufzurufen, wählen Sie eine Gruppe auf Basis gemeinsamer Merkmale aus und schreiben sie in einem Schritt an. Die Nachricht ist dann auf alle abgestimmt, die dieselben Eigenschaften mitbringen. Für Sie eine deutliche Zeitersparnis gegenüber dem manuellen Einzeldurchklicken.

Direktnachrichten auf Care Rockets: 20 Pflegekräfte mit Außerklinischer Intensivpflege-Erfahrung im Umkreis von Köln – gefiltert und in einem Schritt angeschrieben.

Schritt 4: Profile sichten und Prioritäten setzen

Lesen Sie jedes Profil kurz durch: Gibt es Hinweise auf Wechselmotive? Passt die Qualifikation wirklich? Statt 50 Nachrichten im Blindflug zu versenden, ist es wirkungsvoller, 15 gezielte Nachrichten zu schreiben.

Bei einem begrenzten Nachrichtenkontingent ist ein bewährter Ansatz ist die Priorisierung nach Passung: Beginnen Sie mit den Kandidat:innen, die alle wichtigen Kriterien erfüllen. Sind noch Nachrichten verfügbar, folgen Pflegekräfte, die nicht in allen Punkten dem Wunschprofil entsprechen. Wer in dieser Reihenfolge vorgeht, setzt begrenzte Kapazitäten dort ein, wo die Erfolgswahrscheinlichkeit am höchsten ist.

Schritt 5: Personalisierte Nachricht verfassen und abschicken

Kurz, direkt, auf die Person zugeschnitten. Was genau in eine gute Nachricht gehört inklusive Vorlagen; für Care Rockets, LinkedIn und XING inden Sie im Abschnitt Tipps für die Ansprache.

Schritt 6: Reaktionen auswerten und schnell antworten

Wer Interesse signalisiert oder auf Care Rockets seine Kontaktdaten freigeschaltet hat, erwartet eine schnelle Antwort. Nach 24 bis 48 Stunden ohne Rückmeldung sinkt die Chance, die Person zu gewinnen, drastisch. Planen Sie feste Zeitfenster ein, um eingehende Reaktionen zu prüfen.

Schritt 7: Nicht-Reagierende einmal nachfassen

Einmalig (nach etwa einer Woche ) ist ein kurzes Follow-up legitim und sinnvoll. Danach gilt: Kein weiteres Kontaktieren. Wer auch beim zweiten Anlauf nicht reagiert, ist aktuell nicht wechselbereit.

Schritt 8: Auswerten und optimieren

Welche Nachrichten haben Reaktionen ausgelöst? Welche Suchfilter liefern die besten Profile? Wer diese Fragen regelmäßig stellt, verbessert seinen Prozess kontinuierlich. Welche Kennzahlen dabei entscheidend sind, zeigt der Abschnitt Erfolgskennzahlen.

Was ins Arbeitgeberprofil gehört

Mit Arbeitgeberprofil ist nicht Ihre Website gemeint, sondern das Profil, das Sie direkt auf der Plattform pflegen, über die Sie anschreiben. Auf Care Rockets ist das Ihr Unternehmensprofil, auf LinkedIn Ihre Unternehmensseite, auf XING Ihr Arbeitgeberprofil, auf Instagram Ihr Account.

Ein gutes Profil beantwortet die Fragen, die Pflegekräfte wirklich beschäftigen: Wer steckt hinter der Einrichtung? Was macht Sie als Arbeitgeber aus? Und wie sieht der Arbeitsalltag dort wirklich aus?

Was genau dazugehört, hängt vom Kanal ab.

Auf Care Rockets gehören dazu eine vollständige Unternehmensbeschreibung, aktuelle Stellenangebote mit konkreten Angaben zu Arbeitszeit und Fachbereich, eine benannte Ansprechperson und Bewertungen von Mitarbeiter:innen.
Auf LinkedIn und XING kommen regelmäßige Beiträge, Mitarbeiterstimmen und eine verlinkte, mobil optimierte Karriereseite dazu.
Auf Instagram steht der visuelle Eindruck im Vordergrund: Wie wirkt die Einrichtung? Wie ist die Stimmung im Team?

Unabhängig vom Kanal gilt: Irgendwann im Prozess bekommt die Pflegekraft Ihre Stellenanzeige zu Gesicht, ob über die Direktnachricht, das Profil oder die Karriereseite. Eine schlecht formulierte oder unvollständige Anzeige kann den bis dahin guten Eindruck schnell zunichte machen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Stellenanzeige genauso viel Sorgfalt bekommt wie die Direktnachricht selbst. Wie eine gute Stellenanzeige in der Pflege aussieht, erklärt der Ratgeber Stellenanzeige Pflege.

Wie Sie Ihre Einrichtung darüber hinaus als attraktiven Arbeitgeber positionieren und welche Social-Media-Inhalte wirklich funktionieren, lesen Sie im Ratgeber Employer Branding Pflege und im Ratgeber Social Media für die Pflegebranche.

Tipps für die Ansprache: So schreiben Sie Nachrichten, die ankommen

Eine gute Direktnachricht entscheidet darüber, ob eine Pflegekraft antwortet oder Sie ignoriert.

Laut einer Studie der Universität Bamberg sind 10,4 % aller Kandidat:innen genervt von zu häufigen Direktansprachen.

Die drei Hauptgründe:

uninteressante Anfragen (36,4 %)
fehlende Passung zu den Fähigkeiten (36,1 %)
standardisierte Kontaktanfragen ohne persönlichen Bezug (35,7 %).

Die Konsequenzen sind weitreichend: 20,4 % bewerben sich danach nicht beim Unternehmen, 14,5 % reden negativ darüber, 12,5 % meiden sogar dessen Produkte.

In der Pflege, wo Netzwerke eng sind und sich Einrichtungen einen Ruf schnell erarbeiten oder verspielen, wiegt das besonders schwer.

Unsere eigenen Daten bestätigen das: Bei Arbeitgebern auf Care Rockets, die gezielt anschreiben und zeitnah antworten, liegt die Freischaltungsrate mit 15–20 % mehr als doppelt so hoch wie im Gesamtdurchschnitt (7 %).

Jede Pflegekraft hat andere Wechselmotive – finden Sie sie heraus

Wer das Profil sorgfältig liest, bevor er anschreibt, findet Hinweise auf echte Wechselmotive: eine Tätigkeit als Springer deutet auf den Wunsch nach Planbarkeit hin, eine Weiterbildung zeigt, dass Entwicklung wichtig ist, ein Wechsel aus der Zeitarbeit signalisiert den Wunsch nach Stabilität. Diese Hinweise sind der Unterschied zwischen einer Nachricht, die ankommt, und einer, die ignoriert wird.

Bedenken Sie dabei: Pflegekräfte lesen Nachrichten meist mobil zwischen Schichten. Sie haben keine Zeit für lange Texte und kein Interesse an Nachrichten, die offensichtlich an hundert andere genauso verschickt wurden.

Je schwieriger die Stelle zu besetzen ist, desto mehr lohnt eine vollständig individuelle Nachricht. Bei Standardrollen mit breiter Zielgruppe können Sie auch mit einer guten Vorlage arbeiten, aber mit einem echten Profilbezug im Einstieg, der beweist, dass Sie hingeschaut haben.

Wie Nora Stiefken, Customer Success Managerin bei Care Rockets, es formuliert:

Was in jede Nachricht gehört

Eine gute Direktnachricht ist kurz, konkret und respektvoll. Unter 150 Wörter ist ein guter Richtwert. Alles, was länger ist, wird auf dem Smartphone selten vollständig gelesen.

Auf Care Rockets landet die Nachricht als Push-Benachrichtigung auf dem Mobiltelefon. In der Vorschau erscheinen nur die ersten zwei Zeilen. Was dort steht, entscheidet, ob die Nachricht überhaupt geöffnet wird.

Der Aufbau, der funktioniert:

Betreff oder Einstieg: Die härtesten Fakten zuerst, maximal 50 Zeichen. Nicht „Spannende Möglichkeit in der Pflege", sondern „Dauernachtwache in [Ort], 4-Tage-Woche, TVöD".
Echter Profilbezug: Ein konkreter Hinweis auf die Person zeigt, dass es keine Massenmail ist. Zum Beispiel: „Ich sehe, dass Sie eine Fachweiterbildung Intensivpflege abgeschlossen haben – genau das suchen wir."
Ihr konkretes Angebot: Direkt die Schmerzpunkte des Pflegealltags ansprechen: verlässlicher Dienstplan, Tarifvertrag, digitalisierte Dokumentation, feste Tour im ambulanten Bereich. Keine leeren Formulierungen wie „tolles Team" oder „attraktive Vergütung" — die glaubt niemand. Konkret heißt: „TVöD P8" oder „fester Dienstplan, vier Wochen im Voraus".
Niedriger CTA: Kein Lebenslauf, keine langen Formulare. Ein unverbindliches 5-Minuten-Telefonat oder ein kurzes Kennenlerngespräch reicht als erster Schritt.

Warum eine frühe Absage Ihren Ruf als Arbeitgeber beschädigt

Wer eine Pflegekraft anschreibt und dann auf ihre Antwort mit einer prompten Absage reagiert, hat einen schwerwiegenden Fehler gemacht. Die Pflegekraft hat sich die Zeit genommen zu antworten und bekommt zurück: „Danke, aber doch nicht." Die naheliegende Frage: Warum habt ihr mich dann überhaupt angeschrieben?

Das passiert meist durch mangelnde Vorbereitung: Profile werden nur oberflächlich gesichtet, zu schnell angeschrieben, und erst im Nachhinein fällt auf, dass die Qualifikation nicht passt oder die Stelle schon besetzt ist. Eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch ist normal. Eine Absage als Reaktion auf die erste Antwort einer Pflegekraft ist es nicht.

Die Lösung: Schreiben Sie nur Pflegekräfte an, die Sie wirklich im Gespräch haben möchten. Stimmen Sie vorab mit der zuständigen Führungskraft ab, welche Profile in Frage kommen. Wer diese Vorarbeit macht, spart sich Fehlgänge und schützt den eigenen Ruf.

Vorlagen für die Praxis

So nicht:

„Guten Tag, wir sind ein modernes Pflegeunternehmen mit einem tollen Team und suchen engagierte Fachkräfte. Ich würde mich freuen, wenn Sie sich unsere offene Stelle anschauen würden. Bitte melden Sie sich bei Interesse. Viele Grüße."

Was hier fehlt: kein konkretes Angebot, kein Profilbezug, kein Ort, keine Position — die Pflegekraft weiß nach der Nachricht nicht mehr als vorher.

So besser:

„Wir suchen Pflegefachkräfte in [Ort], die Bock auf 35 Tage Urlaub, kleine Teams und echte Zeit für die Pflege haben.

Hi, mein Name ist XYZ, ich arbeite selbst seit 7 Jahren als [Position] bei [Einrichtung] und bin mega happy – vor allem wegen [einem konkreten Vorteil, z. B. TVöD P8 / unserem Schichtmodell / dem Team].

Ich hab gesehen, dass du [Profilbezug, z. B. Erfahrung in der Intensivpflege hast / gerade aus der Zeitarbeit wechseln möchtest]. Das würde genau passen. Wenn du magst, lern uns kurz kennen: telefonisch oder auf nem Kaffee. Wann hast du Zeit?

Herzliche Grüße aus [Ort],
[Name]"

Vier Bereiche sind beim Active Sourcing rechtlich relevant:

DSGVO: Welche Daten dürfen Sie verarbeiten, wie lange dürfen Sie diese speichern und wann müssen Sie löschen?
AGG: Sind Ihre Auswahl- und Ansprachekriterien diskriminierungsfrei – auch indirekt über Suchfilter oder Shortlist-Entscheidungen? Auf Care Rockets sind die Suchparameter so gestaltet, dass diskriminierungsrelevante Merkmale wie Alter nicht als Filterkriterien verfügbar sind.
UWG: Wer klar kein Interesse signalisiert, darf nicht erneut kontaktiert werden. Keine Massenansprache, kein hartnäckiges Nachfassen.
EU AI Act: Wer KI-gestützte Tools für Kandidatensuche oder Screening einsetzt, sollte wissen: Erste Transparenzpflichten gelten ab August 2026, die vollen Pflichten für viele Systeme ab Ende 2027.

Wenn Sie Active Sourcing ernsthaft betreiben wollen, lohnt es sich, diese Themen einmal gemeinsam mit einer Rechtsberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten durchzugehen. Einmalig investierte Zeit schützt Sie dauerhaft.

Der Weg zum Kennenlernen

Diese beiden Zahlen zeigen Ihnen, ob Ihre Nachrichten gut ankommen und ob die Chemie im ersten Telefonat stimmt.

Antwortrate: Wie viele der angeschriebenen Pflegekräfte reagieren überhaupt auf Ihre Nachricht? Eine niedrige Quote bedeutet: Die Nachricht war zu unpersönliche Massenware.
Quote beim Probearbeiten: Wie viele Pflegekräfte kommen nach dem ersten Telefonat tatsächlich zum Probetag (Hospitieren) zu Ihnen? Wenn hier viele abspringen, passen die Erwartungen nicht zusammen.

Der langfristige Erfolg

Ein unterschriebener Vertrag ist gut, aber die Pflegekraft muss auch langfristig bleiben.

90-Tage-Bleibequote: Wie viele der neuen Mitarbeiter sind nach den ersten drei Monaten noch bei Ihnen an Bord? Richtwert: über 85 %.

Diese Kennzahl wird bislang von den wenigsten Unternehmen erfasst. Laut Future of Recruiting (2025) erfassen nur 20 % der Unternehmen die 90-Tage-Retention überhaupt, obwohl 89 % der Recruiting-Verantwortlichen erwarten, dass sie in den nächsten zwei Jahren wichtiger wird. (LinkedIn, 2025).

Die wichtigsten Zahlen auf einen Blick

Kennzahl	Was sie misst	Einfacher Richtwert
Antwortrate	Wie viele Pflegekräfte auf Ihre Nachricht reagieren	Mehr als 15 %
Quote beim Probearbeiten	Wie viele Gesprächspartner zum Probetag kommen	Mehr als die Hälfte (50 %)
Reaktionszeit	Wie schnell Sie auf eine Nachricht antworten	Innerhalb von 24 Stunden
Zeit bis zum Gespräch	Tage von der Zusage bis zum Kennenlern-Termin	Weniger als 5 Tage
90-Tage-Bleibequote	Mitarbeiter:innen, die nach 3 Monaten noch da sind	Mehr als 85 %

Was Active Sourcing im Vergleich zu Stellenanzeigen und Personalvermittlung kostet und wie Sie den ROI berechnen, erklärt der Ratgeber Recruiting-Kosten in der Pflege.

Festen Sourcing-Tag einplanen

Wie Michael Ortmann, Head of Sales bei Care Rockets, es formuliert: „Recruiting ist keine Aufgabe, die man nebenbei erledigt. Wer sich nur meldet, wenn der Druck groß genug ist, verliert Kandidat:innen an Einrichtungen, die schneller und strukturierter vorgehen. Reservieren Sie feste Zeit im Kalender, egal ob das eine Vollzeitstelle ist, eine Teilzeitkraft oder zwei feste Stunden pro Woche. Entscheidend ist nicht der Umfang, sondern die Konsequenz."

Konkret hat sich folgende Struktur bewährt:

Ein fester Tag oder ein festes Zeitfenster pro Woche für Profilrecherche und neue Kontaktaufnahmen
Zu Wochenbeginn: eine Stunde für Rückmeldungen durchgehen und offene Leads nachfassen
Zwischendurch am Handy: Kontaktanfragen bestätigen ist möglich — Profilbewertung braucht Konzentration und sollte nicht zwischen zwei Patientenbesuchen erledigt werden

Fazit: Active Sourcing als Ergänzung, nicht als Ersatz

Active Sourcing ersetzt keine Stellenanzeige und kein funktionierendes Employer Branding, aber es schließt die Lücke, die beides allein lässt. Es erreicht die Pflegekräfte, die nicht aktiv suchen, aber wechselbereit wären, wenn das richtige Angebot kommt. Für viele Einrichtungen ist es heute die wirksamste Methode, um Pflegekräfte zu gewinnen, die auf klassischen Jobbörsen schlicht nicht erreichbar sind.

Care Rockets ist dafür der praktische Einstieg: über 60.000 registrierte Pflegekräfte mit hinterlegten Schicht- und Ortspräferenzen, direkte Ansprache über die Plattform. Wer strukturiert vorgeht, ein überzeugendes Profil hat und personalisiert anschreibt, hat auch in einem Engpassmarkt realistische Chancen — nicht weil der Markt einfacher geworden ist, sondern weil die meisten Arbeitgeber es noch nicht tun.

Mehr zur Personalgewinnung in der Pflege im Überblick: Mitarbeitergewinnung Pflege. Direkt loslegen mit der Direktnachricht-Funktion auf Care Rockets oder starten Sie mit einem kostenlosen Unternehmensprofil.

Active Sourcing bezeichnet die aktive Suche und Direktansprache von Kandidat:innen durch Arbeitgeber oder Recruiter — ohne zu warten, dass sich jemand bewirbt. Im Unterschied zum klassischen Recruiting wird nicht auf eingehende Bewerbungen reagiert, sondern proaktiv nach passenden Profilen gesucht und Kontakt aufgenommen.

Beim Passive Sourcing veröffentlichen Arbeitgeber Stellenanzeigen und warten auf Bewerbungen. Beim Active Sourcing kehrt sich das um: Der Arbeitgeber sucht selbst nach geeigneten Kandidat:innen und spricht sie direkt an.

In der Pflege, wo qualifizierte Fachkräfte selten aktiv suchen, ist Active Sourcing deshalb oft wirksamer als eine klassische Stellenanzeige allein.

Die Kosten hängen stark vom Kanal ab. LinkedIn Recruiter Lite kostet rund 123 bis 150 € pro Monat (ca. 1.500 bis 1.800 € pro Jahr) und enthält 30 InMails monatlich. Der XING TalentManager startet in der Core-Variante bei rund 366 bis 399 € pro Monat (ca. 4.400 bis 4.800 € pro Jahr). Beide Plattformen binden an Jahresverträge.

Headhunter arbeiten auf Erfolgsbasis: 20 bis 30 Prozent des Jahresgehalts pro Einstellung.

Care Rockets bietet einen kostenlosen Einstieg mit monatlich fünf Direktnachrichten; für größere Volumina gibt es kostenpflichtige Pakete mit Festpreis, ohne Provision pro Einstellung. Was Active Sourcing im direkten Vergleich zu Stellenanzeigen und Personalvermittlung kostet und wie Sie den ROI berechnen, erklärt der Ratgeber Recruiting-Kosten in der Pflege.

Ja. Das gezielte Ansprechen von Pflegekräften, die bereits in einem anderen Unternehmen beschäftigt sind, ist in Deutschland grundsätzlich erlaubt. Es gilt als legitimer Wettbewerb um Arbeitskräfte. Unzulässig wird es erst, wenn dabei unlautere Mittel eingesetzt werden, etwa gezielte Falschinformationen über den aktuellen Arbeitgeber oder das systematische Abwerben ganzer Teams mit dem Ziel, einen Wettbewerber zu schädigen (UWG § 4).

In der Praxis gibt es freilich auch Grenzfälle: Manche Personaldienstleister recherchieren gezielt, wer die Stationsleitung einer Einrichtung ist, und rufen dort kalt an mit dem Ziel, Führungskräfte oder ganze Teams abzuwerben. Das ist nicht automatisch unzulässig, wird in der Branche aber als aggressiv wahrgenommen und schadet langfristig dem Ruf der Methode insgesamt.

Beim Active Sourcing verarbeiten Sie personenbezogene Daten von Menschen, die sich nicht aktiv beworben haben. Relevant sind vor allem vier Bereiche: DSGVO (Rechtsgrundlage, Transparenz, Löschpflichten), AGG (diskriminierungsfreie Auswahl), UWG § 7 (keine Massenansprache, kein Nachfassen nach Absage) und der EU AI Act für KI-gestützte Tools (Transparenzpflichten ab August 2026). Lassen Sie sich bei konkreten Fragen rechtlich beraten.

Die Wahl der Plattform hängt von Zielgruppe und Position ab. Care Rockets eignet sich für Pflegefachkräfte aller Altersgruppen mit direkter SMS-Ansprache. LinkedIn und XING erreichen vor allem Leitungsrollen wie PDL oder Heimleitung. Facebook-Gruppen sind stark für ausländische Pflegekräfte und Wiedereinsteiger:innen. Instagram und TikTok eignen sich weniger für Direktansprache, dafür für Employer Branding und jüngere Zielgruppen.

Für ernsthaftes Active Sourcing auf LinkedIn und XING ja. Ohne LinkedIn Recruiter Lite oder den XING TalentManager sind Kontaktanfragen limitiert, längere Nachrichten nicht möglich und Suchfilter gesperrt.

Für viele Pflegeeinrichtungen ist Care Rockets der einfachere Einstieg: In der kostenlosen Version können monatlich fünf Direktnachrichten verschickt werden, für mehr Bedarf gibt es kostenpflichtige Optionen.

Einmal nachfassen ist in Ordnung – idealerweise mit einer kurzen, ergänzenden Information zur Stelle. Zweimal ist das Maximum. Wer danach weiter kontaktiert, obwohl kein Interesse signalisiert wurde, verstößt gegen UWG § 7 und riskiert einen schlechten Beigeschmack. In der Pflege, wo Netzwerke eng sind, spricht sich das schnell herum.

Auf Care Rockets ist die erste Erinnerung technisch integriert: Bleibt eine Nachricht unbeantwortet, erinnert das System die Pflegekraft automatisch, dass noch eine offene Anfrage vorliegt. Kommt keine Reaktion, können Sie die Kandidat:in erst nach 90 Tagen erneut anschreiben.

Active Sourcing ist keine Sofortlösung. Erste Ergebnisse zeigen sich meist nach mehreren Wochen, weil viele Pflegekräfte nicht sofort antworten, sondern sich erst melden, wenn sich ihre eigene Situation verändert. Wer Active Sourcing ernsthaft betreiben will, sollte mindestens drei bis sechs Monate einplanen, bevor ein belastbares Fazit gezogen werden kann.

Active Sourcing in der Pflege – Pflegekräfte direkt ansprechen

Inhaltsverzeichnis

Ihr kostenloses Unternehmensprofil

Was ist Active Sourcing und was ist es nicht?

Abgrenzung: Active Sourcing vs. Reverse Recruiting

Abgrenzung: Active Sourcing vs. Headhunter

Wann lohnt sich Active Sourcing in der Pflege?

Für welche Stellen und Situationen sich Active Sourcing lohnt

Was Sie realistisch einplanen müssen

Auf welchen Kanälen Sie Pflegekräfte finden und wen Sie wo antreffen

Wie erfolgreich ist Active Sourcing in der Pflege wirklich?